Николай Додонов: GTD. Практический курс. Самоучитель по тайм-менеджменту.

Хитрость в том, что большинство рабочего дня мы проводим не в роли «Пользователя», который может все обдумать. Большая часть работы выполняется на «полуавтомате», то есть в режиме, которым преимущественно управляет «софт».

Когда смотришь в список дел, глаз «соскальзывает» с задач, сформулированных общим образом. Для их решения нужно остановиться, переключить управление на «Пользователя», проанализировать задачу, подумать, определить действия. Это непросто, в том числе по той причине, что организм неохотно включает мозги — режим энерго­сбережения этого не любит 11.

Именно поэтому, списки дел, составленные в общих формулировках, не работают. Нельзя вот так взять и «поднять продажи» или «открыть филиал», например. Сформулированная таким образом цель, требует осознания, обдумывания, планирования, активной мозговой деятельности.

Составленные таким образом списки начинают работать, только когда на носу дедлайн — сроки жмут и «шкурой чуешь», что нужно работать. Именно опасность оказывается тем рычагом, который выключает энергосбережение, потому что оно начинает угрожать нам больше, чем активный расход сил.

Работа, похожая на жизнь студента, который ничего не делает, а к сессии не спит ночами, нам не подходит. Мы хотим и должны быть эффективными, делать много в спокойные времена. Физиологию не побороть. Если нет опасности, в пылу работы не включить аналитику каждый раз, когда смотришь в список дел. Зато, ее можно обмануть: если он состоит из простейших задач, проблема исчезает — ты просто смотришь в него и щелкаешь их, как семечки.

Задачи должны быть сформулированы настолько просто, чтобы с ними мог работать даже мальчик из анекдота «а мама сказала в бидоне». Тогда их не нужно обдумывать. Можно пользоваться полуавтоматическими навыками выполнения простейших действий, работать быстро и продуктивно.

Любое дело раскладывается на элементарные действия. Если вы не делаете работу сами в том смысле, что не чертите чертеж, не рисуете эскиз и не пишете код, скорее всего, работа состоит в движении информации.В этом случае, практически любое дело можно разложить на элементарные действия «написать» и «позвонить». Чтобы получить какой-то продукт, скорее всего, нужно кому-то что-то сказать.

Правильно сформулированное элементарное действие, можно сделать в один присест, выполнить не сходя с места, без раздумий. Не всегда получается записать задачи простейшим способом, ведь простейшее для нас действие еще не элементарное, поэтому нужно себя проверять. Вот примеры правильных и неправильных формулировок:

Правильно:

• Позвонить (тому-то и то-то)

• Написать (тому-то и то-то)

• Зайти и спросить (то-то и то-то)

• Взять документы (и положить в портфель)

Неправильно:

• Согласовать (что-либо)

• Подготовить презентацию

• Подготовиться к встрече партнеров

• Провести совещание

• Оформить документацию

• Закрыть сделку

• Осуществить продажу

На них стоит обратить внимание, потому что есть много хорошо знакомых дел, которые кажутся элементарными. Когда сто раз занимались организацией конференции, она не выглядит, как бином Ньютона. Но и в этом случае задачи в таск-менеджере нужно упрощать, чтобы они могли быть считаны в полуавтоматическом «безмозглом» режиме.

Да, будут дела, к которым фрагментация до «написать» и «позвонить» не подходит. Например, сделать презентацию или создать договор, или написать обучающий материал, как я делаю это сейчас. Для них есть своя хитрость.

Формально можно разбить все на части и относить в список дел задачи «Написать план презентации», а потом, когда план сделан, «написать введение», «написать первый раздел», «… второй» и т.д. Это не так хорошо работает, как хотелось бы.

Над планом нужно подумать. Чаще всего, это получается, когда гуляешь, едешь на работу или сидишь в бездействии, то есть, можешь сосредоточиться на предмете и генерировать ассоциации. Так что ставить себе задачу «Открыть документ и придумать план» не практично. Равно, как и задачу «подумать над предложением Васи». Нельзя просто так взять и подумать по команде. Для этого должен быть настрой.

Лучше всего работает такой подход. Поставьте задачу перечитать, пересмотреть что-то, что может «разогнать» воображение. Составляете договор, — поставьте задачу «открыть и перечитать проект договора»; готовите презентацию — пишем «открыть и прочесть главу такую-то» из книги по этой теме.