Пэт Никерсон - Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Ваши рабочие привычки бывают такими же сильными и неосознанными. Посмотрите, похожи ли вы на людей, о которых пойдет речь ниже.

Сэм.Читает электронные письма по утрам, затем в течение дня по многу раз проверяет их в принудительном порядке. Необходимость отключить оповещения о новых сообщениях расстроит его. Несмотря на то что срочные вопросы появляются редко, он не контролирует свою потребность в информации, даже когда старается уложиться в сжатые сроки по очень важному делу или когда выполняет трудное задание!

Пег.У нее два календаря встреч: один на работе, а другой в маленькой изящной красной кожаной книжечке, которая хранится у нее в сумочке. Иногда без ее ведома встречи накладываются друг на друга, вызывая неловкую ситуацию на работе или дома. Она могла бы использовать электронный календарь, чтобы вносить туда сведения как о деловых, так и о личных встречах, сгладив течение дня, но не в силах отказаться от своей красной книжечки, которую ей подарили.

Жи.Отказывается оставлять напоминания в компьютере или на бумаге: гордится тем, что все помнит. Конечно, иногда случаются ошибки. Желая быть полезным, Жи неосознанно соглашается выполнять трудоемкие задания в те промежутки времени, которые уже заняты. Ему нужно все записывать, но он это отрицает, неосознанно приравнивая хорошую память к энергичности и компетентности.

Все три работника склонны терять концентрацию в силу своих неосознанных привычек и желания соглашаться на все запросы, упорядоченные они или нет.

В начале дня набросайте на стикере «большую тройку» заданий на сегодня. Вам предстоит выполнить их независимо от количества других дел, которые удастся сделать. Только после этого открывайте почту, чтобы посмотреть, что еще появляется. Используйте такое наглядное напоминание о приоритетах, чтобы извлечь пользу из естественных преимуществ нашего зрения. (Некоторые сотрудники предпочитают составлять план «большой тройки» заданий накануне вечером, и это становится их последним делом перед уходом из офиса.)

Если вам необходимо ввести новую модель поведения или сломать старую привычку, оповещайте себя об этом с помощью визуальной подсказки, понятной только вам, – записки, ключевого слова, цвета, необычного объекта, намеренно оставленного на самом виду. Стикер на мониторе напомнит вам о повторении и закреплении новой привычки или применении новых границ. Используйте цветную точку, галочку или фишку для игры в покер – все, что непонятно остальным, но ясно вам. Это вновь и вновь будет вести вас от старого поведения к новому.

Повторения привели к постепенному переплетению привычек. Многие из них были преподаны как блага, навязанные вам вереницей прошлых начальников и клиентов. Иногда, несмотря на лучшие намерения окружающих, эти искусственные искажения вредят вашим интересам и интересам компании. Задавшись желанием изменить давнюю привычку, вы обнаружите себя выбитым из колеи. Попытки устранить какую-либо установку приведут к пониманию, что она переплетена с множеством других и держит вас в плену прежнего поведения. Вот примеры.

• Это немыслимо: вы заходите в комнату отдыха «лишь на минутку» и позволяете себе ввязаться во все оживленные разговоры приятных вам коллег. Потом оказывается, что вы на полчаса опоздали на следующую встречу, забыв, что сегодня должны ее вести.

• Вы выполняете рутинные задания сами, а не делегируете их другим; потом сожалеете, что ваши сотрудники неподготовлены и неопытны.

• Вы учите подчиненных выполнять какое-либо задание. Затем разрешаете выполнять работу, не удостоверившись в понимании ими поставленной задачи. Когда они беспрерывно прерывают вас самыми разными вопросами, вы с трудом сдерживаете раздражение.

Многие честные менеджеры признают, что преобразования требуют осознанности в отношении прочно укоренившегося поведения, настойчивости в применении новых форм самодисциплины и регулярной поддержки самих себя. Так вы проторите свой новый путь.

Попытка искоренить какую-либо привычку может вызвать другие поводы для тревоги. Приступив к исправлению одной плохой привычки, вы обнаружите клубок переплетенных с ней недостатков. Например, пообещав приступить к принятию какого-либо решения, вы собираете данные, но понимаете, что изначальные инструкции разбросаны на вашем рабочем месте, в компьютерных архивах и даже в машине! Вы так давно не разбирали входящие сообщения (которые уже сильно устарели), что даже не можете быстро определить местонахождение текущих файлов. Вы откладываете решение и потом ругаете себя за проволочку.