Брайан Трейси - Мастер времени

5. Объединяйте все свои звонки и переписку по электронной почте в «пакеты». Постарайтесь разделаться с ними за один раз. Не распределяйте их по всему расписанию дня. Попробуйте до И часов обойтись без звонков и переписки, а накопив их, посвятить им один час с 11:00 до полудня. Затем точно так же «копите» звонки и сообщения до 15:30, чтобы разделаться с ними к 16:30.

6. Планируйте звонки заранее. Рассматривайте телефонный разговор как деловую встречу. Наметьте вопросы, которые хотели бы обсудить в ходе звонка или электронной переписки.

7. Ведите записи. Разговаривая по телефону, записывайте по ходу дела все ключевые высказывания собеседника и свои. Никогда не беритесь за трубку, не имея под рукой бумагу и ручку. Чем подробнее записи, тем сильнее ваша позиция.

2. Нежданные посетители

Вторая по распространенности причина потерь времени – это посетители, которых вы не ждали (имеются в виду не только личные визиты, но и звонки). Они могут отнять у вас массу времени. Посетителями могут быть как сотрудники вашей же компании, так и люди со стороны. Они являются, когда им заблагорассудится, отрывают вас от работы, нарушают ход ваших мыслей и снижают эффективность вашей деятельности. Иногда посетители готовы до бесконечности болтать о чем угодно, только не о том, над чем вы работаете.

Необходимо держаться от таких расхитителей времени как можно дальше. Вот пять советов, которые помогут вам в этом.

1. Установите определенное время в течение дня, когда вас никто не должен беспокоить. Сконцентрируйтесь на работе и не допускайте, чтобы вас что-то отвлекало. Выключите все электронные устройства. Сделайте себе табличку «Не беспокоить». Объясните всем, что, когда она висит на двери, вас нельзя тревожить ни при каких обстоятельствах, кроме чрезвычайных происшествий.

2. Если непрошеные гости заходят к вам в кабинет, быстро встаньте, делая вид, что вам надо уходить. Демонстрируйте всем своим видом, что срочно куда-то собрались. Объясните визитеру, что у вас сегодня дефицит времени и вам еще предстоит многое сделать. Если кто-то звонит по телефону, скажите, что вам надо куда-нибудь идти и у вас нет ни минуты свободного времени. Это побудит звонящего сразу перейти к делу.

3. Научитесь прекращать дискуссии. Если беседа затянулась, вы можете сказать: «И наконец, последний вопрос, прежде чем мы разойдемся». Придумайте что угодно, чтобы закончить ненужный разговор, пожмите посетителю руку и возвращайтесь к работе.

4. Установите специальное время для посещений. Для эффективного общения согласуйте с визитером время, удобное для вас обоих. Старайтесь договариваться о встречах заранее. Сообщите коллегам, что ваши двери открыты для них только в определенное время дня.

5. Не крадите время у других. Избегайте роли незваного гостя. Если вам необходимо зайти к кому-нибудь без предупреждения, вежливо поинтересуйтесь: «Мы можем побеседовать сейчас или встретимся позже?» Лучше спросить об этом заранее. Просто удивительно, как часто люди попусту расходуют чужое время, даже не замечая этого.

Если вы хотите повысить эффективность своей работы, поинтересуйтесь у окружающих, не считают ли они вас расхитителем чужого времени. Будьте готовы выслушать откровенный ответ. Что бы они вам ни сказали, не защищайтесь и не оправдывайтесь. Молча выслушайте и поблагодарите.

3. Совещания

Третий расхититель времени – это запланированные и стихийные совещания. Они отнимают от 40 до 50 процентов времени. Такие мероприятия могут носить организованный характер, и в этом случае в них участвует несколько человек, а могут проводиться с глазу на глаз в кабинете или на ходу в коридоре.

В принципе, любая беседа с одним или несколькими людьми может считаться совещанием. Из-за некачественного планирования и слабой подготовки многие совещания крадут неоправданно большое количество времени.

Однако нельзя однозначно считать их злом. Совещания – необходимый инструмент бизнеса, служащий для обмена информацией, решения проблем и отслеживания прогресса. Вместе с тем ими необходимо умело руководить. Я предлагаю восемь способов повышения эффективности совещаний.

1. Заранее установите продолжительность совещания. Помните, что для определения общих потерь драгоценного времени длительность совещания необходимо умножить на количество присутствующих. Поэтому, помня о том, что время – деньги, надо всегда учитывать, какой будет отдача от совещания.