Марк Хёрст: Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

Помните, что и внешний жесткий диск тоже может сломаться, притом даже одновременно с ноутбуком. Удар молнии или еще более серьезное несчастье – пожар или потоп – создадут угрозу всему электрическому оборудованию, находящемуся под одной крышей. Поэтому важно иметь еще более безопасный план резервного копирования, чтобы дополнить вариант с внешним жестким диском. Одно из решений – пару раз в год скидывать ваши данные на несколько DVD и хранить их в другом месте. (При этом специальным нестирающимся маркером напишите на каждом диске дату резервного копирования, чтобы потом легче было разобраться.) Другое решение – воспользоваться одним из широко доступных и популярных ныне облачных сервисов.

Еще один важный инструмент резервного копирования, который должен быть известен каждому пользователю, претендующему на цифровую грамотность, – электронная почта. Чтобы ежедневно осуществлять резервное копирование нескольких самых важных файлов, посылайте их в качестве вложений на бесплатный почтовый ящик на Yahoo Mail или Gmail. Это быстрее и проще, чем пользоваться внешним жестким диском, и сделать это можно откуда угодно. Однако помните, что ваши биты поступают в распоряжение другой компании, так что, если вам важна конфиденциальность, стоит сначала изучить правила хранения личной информации этой компании, а уж потом отправлять туда свои данные.

В главе о форматах файлов мы рассказывали о том, как важно работать с простыми форматами. Точно так же и с приложениями: важно выбирать самый простой и подходящий инструмент для работы. Вот несколько общих правил.

• Для любых задач, связанных со словами, текстовый редактор обычно служит лучшим вариантом, если только нет особой необходимости в чем-то ином. Например, как мы уже говорили, для хранения контактов лучше подходит текстовый файл ASCII, а не сложная, привязанная к определенному производителю программа для адресных книг. Если текст нужно отправить по электронной почте, то обычно его следует писать в теле письма, а не во вложении к нему.

• Для файлов со сложными данными (имена, телефоны, адреса, электронная почта и другие поля), которые нужно различным образом сортировать, стоит воспользоваться не текстовым редактором, а программой базы данных. Лучший вариант как для Mac, так и для Windows – программа FileMaker. (Не стоит использовать Microsoft Access – это неудачная программа баз данных. Ниже мы объясним, почему не надо применять с этой целью и Microsoft Excel.)

• Задачи, требующие многочисленных вычислений, решаются в электронных таблицах. Фактически это электронный калькулятор, который отображается в формате решетки. Среди таких программ и форматов файлов доминирует Microsoft Excel, хотя есть и бесплатная альтернатива – Google Spreadsheet (к тому же совместимая с Excel). Но при работе с Excel нельзя использовать эту программу как базу данных. С тем же успехом можно пытаться заставить Microsoft Word сочинять музыку, а Outlook – готовить презентации. Excel создан, чтобы служить электронными таблицами, а не базой данных, так что и использовать его надо для вычислений, формул и тому подобного, а не для организации баз данных.

• Еще одно приложение, с которым должны быть знакомы пользователи, владеющие цифровой грамотностью, – Google. Популярный сайт предлагает ряд базовых приложений, функциональность которых часто никак не связана со знаменитой поисковой машиной. Например, строка поиска Google может служить калькулятором (наберите 135 × 329 – и получите в ответ 44 415), конвертором валют (наберите 1 usd to euro – и узнаете текущий курс доллара к евро), программой прогноза погоды (наберите Weather и индекс города, чтобы узнать местный прогноз погоды), трекером посылок UPS и FedEx (поиск по номеру отправления), а также выполнять другие функции. Перейдя по ссылке More («Еще») на главной странице Google, вы познакомитесь с рядом других полезных и бесплатных приложений.

И последнее замечание о приложениях: начиная работу с новым приложением, пользователи должны постоянно думать о том, как оптимизировать внешний вид и поведение приложения, в особенности как отключить отвлекающие или раздражающие функции интерфейса. Пользователям Windows нужно обратиться к меню Customize («Настройки») и Options («Опции»). В Mac это называется Preferences («Настройки пользователя»). (В Microsoft Word пользователи могут отключить также все ненужные функции, которые предлагаются им при автозаполнении.) Такая оптимизация возможна и для операционных систем. Например, пользователям Mac доступно меню System Preferences («Системные настройки пользователя»), сразу после меню Apple. Здесь можно настроить компьютер под свои нужды.