Тео Компернолле - Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь

Я не специалист по управлению корпоративной почтой и улучшению внутренней коммуникации. Обратитесь к консультантам и экспертам, специализирующимся в этой области – их сотни. Они помогут вам наладить эффективное управление внутрикорпоративной почтой и сократить ее объем. И в первую очередь они проведут работу с отправителями писем. Некоторые полезные рекомендации вы можете найти в разделе о борьбе с электронно-почтовым Франкенштейном на уровне «Мы» (см. предыдущую главу). Крайне важно, чтобы сами руководители подавали хороший пример.

Если взять под контроль поток электронной почты, это принесет немедленную финансовую отдачу. Как руководитель вы можете повысить производительность своих сотрудников умственного труда, если введете в своем подразделении или во всей компании четкие и разумные правила работы с электронной почтой. Вот, например, разумное правило: на электронные письма следует отвечать в течение 24 часов, а в случае срочных вопросов сотрудники должны связываться друг с другом по телефону. Это будет означать, что вашим коллегам будет достаточно всего двух пакетных обработок электронной почты в день. Столь простое правило приведет к массовому повышению производительности труда. Ни одна другая стратегия не способна дать такого результата.

Как я уже советовал выше, уберите функцию «Ответить всем» и даже функцию групповой рассылки из корпоративной электронной почты. Это поможет отчасти восстановить баланс сил между отправителями (насильниками) и получателями (жертвами) внутреннего спама. Они, разумеется, постоянно меняются своими ролями.

Одно предупреждение: попытка решить проблему электронной почты очень часто вскрывает более фундаментальные и серьезные проблемы внутрикорпоративной коммуникации. Я уверен, что существует прямая связь между количеством времени, которое сотрудники проводят онлайн, и качеством внутрикорпоративной коммуникации. Чем это качество ниже, тем больше генерируется внутри компании неважной и даже совершенно ненужной электронной почты, тем больше рабочего времени на нее тратится, тем сильнее снижается интеллектуальная продуктивность сотрудников и тем больше стресса они испытывают.

Наконец, для достижения максимально эффективного управления корпоративной почтой вам нужно посмотреть на культуру вашей компании в целом. Если, например, в компании нет доверия и людей наказывают за каждую ошибку и неудачу, вы будете иметь тысячи ненужных электронных писем. Сотрудники будут рассылать их с единственной целью – подстраховаться.

Если вы как руководитель пытаетесь использовать электронную почту для того, чтобы вдохновлять людей, укреплять доверие, улучшать взаимоотношения, разъяснять приоритеты и стратегические цели, объяснять трудную для понимания информацию, предоставлять инструкции, обсуждать щекотливые вопросы, создавать приверженность и т. п., вы утонете в потоках входящей-исходящей электронной почты. Самое обидное, что при этом не достигнете ничего – абсолютно ничего, пшик, ноль, – потому что подобные вопросы требуют живых разговоров с реальными людьми, а не электронной коммуникации с безликими адресатами.

Есть один шуточный тест, который хорошо отражает положение дел с электронной почтой в компании. Вы можете предложить его своим сотрудникам и затем использовать этот «эксперимент» как повод начать дискуссию о культуре коммуникации и роли электронной почты в вашей компании.

Для каждого уровня (вопроса) определите процент положительных ответов и затем на его основе рассчитайте новый общий процент, как указано в таблице.

Сценарий: два месяца назад руководитель вашего подразделения тщательно составил и разослал всем 500 сотрудникам воодушевляющее письмо с обзором новой стратегии.

В одной из компаний, с которой я работаю, генеральный директор решил запретить все деловые контакты в электронной почте по субботам. Он хотел запретить их и по воскресеньям, но многие сотрудники воспротивились, потому что привыкли проверять электронную почту в последний выходной, чтобы подготовиться к рабочему понедельнику. В книгах и статьях вы можете найти массу других примеров, когда компании освобождали своих сотрудников на полдня или даже на целый день от электронной почты, а некоторые ввели свободные от почты выходные (или, по крайней мере, одну субботу). Это хорошая идея, ЕСЛИ к ней прилагается здоровая культура умственного труда, внутрикорпоративной коммуникации и использования электронной почты. То есть если в компании есть возможность для сосредоточенной работы в режиме офлайн, если там ведутся настоящие разговоры, а электронно-почтовая диарея взята под контроль. Однако чаще всего такие инициативы смехотворны, поскольку в остальные дни недели они никак не меняют ситуацию с гиперподключенностью, которая подрывает интеллектуальную продуктивность. Они не избавляют компанию от злоупотребления электронной почтой и не улучшают коммуникацию. Если вы будете освобождать мозг своих работников умственного труда от электронно-почтовых оков на несколько часов в неделю, а все остальное время – держать в кандалах, то они будут работать не более чем на 60 % своей интеллектуальной мощности. На лучший результат не рассчитывайте.