Коллектив авторов - Этикет - Краткая энциклопедия

Хотя можно обойтись и простыми конвертами: многие международные фирмы имеют свои собственные конверты, на которых повторяют те же сведения, что и на бланках. Такие фирменные конверты поднимут престиж вашей фирмы, а также вам не придется писать ваш адрес. За рубежом адрес пишут в другом порядке: сначала пишут кому и только потом – куда.

Если в новом коллективе все к друг к другу обращаются на «ты», вы также обязаны принять эти условия, несмотря на то что привыкли говорить всем «вы».

Перед фамилией и именем адресата следует писать Mr («мистер») или Mrs («миссис»). После фамилии и имени адресата следует указать его должность. В этом случае, если его не будет на месте, то ваше письмо откроет его заместитель. Если же вы хотите, чтобы оно попало точно в руки адресату, то на письме следует сделать пометку private (personal, confidential), что обозначает «лично». Затем пишут название фирмы, номер дома и название улицы, города, штата, почтовый индекс и название страны.

У вас всегда должна оставаться копия вашего письма.

Если вступили в деловую переписку с потребителями вашей продукции или услуг, то вы пишите письмо-предложение, письмо-отказ, ответ на запрос. Каждое из перечисленных писем обязано быть составлено безукоризненно.

Любое малейшее нарушение способно сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно написанное письмо – это 1 из главных залогов вашего успеха.

Письмо зарубежному партнеру имеет свои тонкости, которые нам могут быть и неизвестны.

Любое письмо начинается с повторения адреса, его надо написать в левом верхнем углу. Под ним с правой стороны пишут дату отправления письма. Причем эту дату надо писать полностью, сокращение месяца за рубежом не принято. Можно сократить лишь названия месяца:

January – Jan,

February – Feb,

April – Apr,

September – Sept,

October – Oct,

November – Nov,

December – Dec.

С левой стороны ниже пишут вежливое обращение, начиная его словами Dear Mr («дорогой») или Dear Mrs («дорогая»), затем пишут фамилию адресата без инициалов. Можно также вместо фамилии написать Dear Sirs или Dear Sir/Madam. После чего в английской переписке ставят запятую, в американской – двоеточие или двоеточие и тире. Потом на следующей строке обозначают тему письма Re (Reference). В самом тексте нельзя писать сокращения типа таких: I'm, can't, I'll и т. д.

С большой буквы следует писать:

собственные имена существительные и имена прилагательные, обозначающие государственную и национальную принадлежность;

слова, обозначающие названия фирм, организаций, отделов;

названия городов, штатов, республик, улиц, площадей, районов, гостиниц, зданий, нумерацию этажей, квартир, комнат;

названия месяцев и дней недели;

названия некоторых товаров, торговых марок, документов.

Длинные деловые письма обычно не пишут. Если же письмо не уместилось на 1 странице, в конце листа делают пометку типа continued over (продолжение следует) или see overleaf (см. на обороте).

Письмо заканчивают словами Sincerely Yours («Искренне Ваш») или Yours («Ваш»). Затем ставят подпись и указывают фамилию и должность. Причем имя лучше написать полностью, чтобы не ставить вашего партнера в трудное положение и заставлять его гадать о принадлежности вашего пола.

Письмо-отказ, правильно написанное, помогает оставить о вас хорошее впечатление, несмотря на ваш отказ. Здесь также есть свои нюансы. Начать письмо следует с нейтральной позиции. Надо обязательно перечислить все, с чем вы согласны. Причем здесь очень важно избегать таких слов, как «но», «однако», «к сожалению». Они способны создать впечатление, что вы с ходу отвергли все предложения. Затем перечислите и объясните все причины отказа. Причем это следует сделать ясно, четко, без общих формулировок, избежать как краткости, так и чрезмерных объяснений. Также не стоит прятаться за правила и бюрократические процедуры. Сам отказ обязан логически вытекать из всего содержания письма. Всегда требуется поддерживать имя фирмы и выражать готовность продолжить сотрудничество.

Письмо-предложение должно заинтересовать и уговорить партнера. Здесь перед его написанием надо разобраться в продукции, услуге или идее, узнать какую-либо информацию об адресате письма, чтобы суметь его заинтересовать.

Адресата следует заинтересовать с самого начала письма, пробудить его любопытство, может, предложить снижение цен. Нужно избегать типичных ошибок в таком письме: неумных и нереальных вопросов типа «Как удвоить доходы, снизив количество рабочих часов в неделю?»