Николай Додонов: Антитайм-менеджмент

Если же мы договорились с Андреем заранее, что будем созваниваться в 13:40 и закончим примерно в 14:00, это нужно отразить в календаре. И он и вы ждете звонка, и вопросы, которые будут обсуждаться, не допускают, чтобы вас прервали (иначе зачем заранее договариваться о разговоре?). Следовательно, это событие.

Событием окажется любое мероприятие, которое делает нас занятыми, начинается точно в срок и продолжается строго оговоренное время. Перелет – это событие. Мы должны явиться в аэропорт точно в срок и пробудем в пути определенное время. Его нужно отметить в календаре. Равно как и то, если мы забираем ребенка из школы или садика. Нужно приехать вовремя и некоторое время провести с ним. Посещение зубного врача, встреча с партнером, обед, о котором вы договаривались, – все это требует отражения в календаре, все это события.

Задачи – даже те, которые назначаются на определенное время, даже те, для которых вы включаете напоминание, – в календаре быть не могут. Для них есть таск-менеджер, в котором они представлены списком. Некоторые таск-менеджеры, в частности, doit.im, позволяют увидеть задачи на календарной сетке [13] Для этого зайдите в Scheduled и в правом верхнем углу поля задач нажмите на иконку переключения вида. Если был выбран список, включится вид отображения на календаре. И наоборот. . Однако это сделано лишь для удобства быстрого обзора месяца или недели, с целью распределения их по дням. Такой календарь расписание не показывает.

Некоторые таск-менеджеры позволяют синхронизировать задачи и календарь Google. Если вы захотите их сонастроить, то сделайте это определенным образом – разрешите календарям Google отображать список ваших задач. Но ни в коем случае не загружайте в таск-менеджер содержание календарей! Если это произойдет, встречи и задачи в таск-менеджере перемешаются, и работать станет невозможно. В календаре отображение сетки задач можно включать-отключать по желанию, управляя этим через список активных календарей. Тем не менее я не рекомендую увлекаться использованием данных функций.

Главное дело календаря – дать понять, сколько у вас свободного времени, которое можно уделить задачам и текущей работе. Не больше.

Почти все сервисы календарей (календарь Google, календари на базе Exchange) позволяют организовывать собрания и встречи. Для этого предназначена функция приглашений. В календаре Google, например, создавая новую встречу, можно указать электронный адрес человека, и ему по почте отправится приглашение. В зависимости от того, какая ссылка в письме будет нажата, вы увидите: приняли ли его, отклонили или пока не уверены, что смогут прийти.

Приглашение участников на встречу через календарь [14] Чтобы пригласить участников на встречу, откройте созданное мероприятие для редактирования. Справа будет поле «Добавить гостей», в которое нужно ввести электронную почту участника. Если она есть в вашей адресной книге Gmail, адрес подставится автоматически, как только вы начнете вводить первые буквы. Если адреса там нет или вы не пользуетесь Gmail, его придется ввести целиком. помогает не только удобно организовать мероприятие (не нужно писать письма или звонить по телефону), но и оберегает от забывчивости ваших коллег. В зависимости от выбранных настроек им придет одно или несколько напоминаний – на электронную почту, в виде SMS или с помощью всплывающего уведомления на смартфоне.

Дополнительно нужно отметить, что тот же календарь Google позволяет давать доступ к нему другим людям. Это значит, что семья, например, может посмотреть, когда вы свободны или заняты, а вы можете видеть календари сотрудников, чтобы управлять встречами более эффективно.

Пройдите по задачам в таск-менеджере в поисках случайно попавших туда событий. Перенесите их в календарь. Убедитесь, что он синхронизируется с мобильными устройствами (я рекомендую календарь Google). Добавьте гостей во встречи, чтобы календарь разослал участникам приглашения.

В этой книге нет жестких указаний. Все, что в ней есть, – упражнения, которые помогут обрести нужные навыки, чтобы правильно и легко обращаться с делами и потоками информации. Существует ряд стереотипов, которые касаются того, как следует распределять свое время. Например, есть мнение, что успешные люди должны вставать в 4 утра (а также спать на снегу, каждое утро бегать полумарафон и гнуть гвозди голыми руками). Действительно, если встать в 4 утра, до 12 часов больше успеешь. Но и ложиться придется раньше, что не всегда возможно.